Motul Bayileri ve İş Ortakları İçin 

Memnuniyet Araştırması ve Anketi Aydınlatma Metni

6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (Kanun) 7 Nisan 2016 tarihinde yürürlüğe girmiş olup ilgili Kanun, kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişilere ilişkin her türlü bilginin işlenmesine ilişkin düzenlemeleri içermektedir.  

Gerçekleştirilecek memnuniyet anketi sonucunda Distribütör’le veya Motul’la hiçbir şekilde ilgili kişinin ad-soyad bilgisi veya kişinin müstakil olarak sağladığı geri bildirimler paylaşılmayacaktır.  Anket çalışmasının sonuçları tamamen anonim ve kişilerin tespit edilemeyeceği şekilde oluşturulacaktır. 

Bu Aydınlatma Metni’nde yer alan:

Motul: Motul TR İleri Teknoloji Otomotiv Ve Endüstri Ticaret A.Ş’yi  

İlgili Kişi: Kişisel verisi işlenen; Motul ürünlerinin satışını ve kendi istasyonlarında kullanımı gerçekleştiren; kurumsal müşteriler, araç tamir ve bakım istasyonları veya son kullanıcı satış kanallarının sahibi ve/veya yetkilisi/çalışanı gerçek kişileri

Distribütör: İlgili Kişi’nin Motul ürünlerinin tedariki amacıyla sözleşmesel ilişki içinde olduğu; ilgili Motul bölge dağıtıcısını,

Kanun: 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nu,

Kişisel Veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgiyi,

Kişisel Verilerin İşlenmesi: Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, saklanması, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemi,

Veri Sorumlusu: Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasında ve yönetilmesinden sorumlu olan, İlgili Kişi’nin distribütörünü,

Memnuniyet Araştırması: İlgili Kişi’nin Motul ürün ve hizmetleri, Distribütör ürün ve hizmetleriyle ilgili memnuniyetleri, memnuniyetsizlikleri, değerlendirmeleri ve önerilerini temin edebilmek için gerçekleştirilen araştırma ve memnuniyet anketini ifade eder. 

Bu Aydınlatma Metni, ticari faaliyeti kapsamında Motul ürünlerini son kullanıcılara satan/son kullanıcılara sağlayan İlgili Kişiler nezdinde gerçekleştirilecek Memnuniyet Araştırması’na İlgili Kişi’nin aydınlatılması amacıyla hazırlanmıştır. 

Kanun uyarınca kişisel verileriniz; aranızda sözleşmesel ilişki bulunan Distribütörünüz tarafından; veri sorumlusu sıfatıyla işlenmektedir. Bu kapsamda Distribütörünüz, Memnuniyet Araştırması’nın gerçekleştirilebilmesi için, aşağıdaki kişisel verilerinizi, genel sözleşmesel ilişki kapsamındaki kişisel veri işleme süreçlerinden ayrı ve bağımsız şekilde işleyecektir.

Veri Kategorileri ve Veri Türleri

Aşağıdaki kişisel veriler, Distribütörünüz tarafından Memnuniyet Araştırması’nın yapılabilmesi amacıyla, araştırmayı gerçekleştirecek kurum ve kuruluşlarla paylaşılabilecektir:

Kurumsal Müşteri Yetkilisi/Çalışanı:

Memnuniyet Araştırması’nı gerçekleştiren kurum ve kuruluşlar, İlgili Kişiler’le gerçekleştirecekleri görüşmeler sırasında aşağıdaki kişisel verileri işleyebilecektir: 

• Görsel ve işitsel kayıtlar: memnuniyet görüşmesinin kaydı 
• Motul ürünleri ve Distribütör’e dair İlgili Kişi’nin görüş ve önerileri, diğer notları 
• İlgili Kişi’nin memnuniyet durumunu izah etmek üzere paylaştığı notlar ve puanlar 

Kişisel Verileri Toplama Yöntemleri ve Hukuki Sebepleri

Yukarıdaki kişisel veriler, Distribütörlerinizin Memnuniyet Araştırması’nı gerçekleştirmesi amacıyla, elektronik yöntemlerle ilgili kurum ve kuruluşlarla paylaşılacaktır. Araştırmayı gerçekleştirecek kuruluşlar, İlgili Kişiler’le telefon görüşmeleri vasıtasıyla memnuniyet değerlendirmeleri verilerini toplayacaktır. 

Bu kapsamda kişisel veriler, Distribütörünüzün size bir hak tesis etmesi, bu hakkı kullandırması veya koruması için veri işlemek zorunda olması; sözleşmesel ilişki sebebiyle verilerin işlenmesi sebebiyle işlenmektedir. 

Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları

Yukarıdaki tüm kişisel veriler, aşağıdaki amaçlarla işlenmektedir:

• Memnuniyet Araştırması’nın yorumlanması, ürün ve hizmetlerin iyileştirilmesi,
• Paylaşılan geri bildirimler neticesinde Distribütör ve Motul’un ürün, hizmet ve lojistik gibi konularda iş süreçlerinin iyileştirilmesi,
• İş Sürekliliğinin Sağlanması Faaliyetlerinin Yürütülmesi
• İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetimi
• Müşteri İlişkileri Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi
• Mal / Hizmet Satış Sonrası Destek Hizmetlerinin Yürütülmesi
• İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetimi
• Firma / Ürün / Hizmetlere Bağlılık Süreçlerinin Yürütülmesi
• Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi
• Denetim / Etik Faaliyetlerinin Yürütülmesi

İşlenen Kişisel Verilerin Kimlere ve Hangi Amaçla Aktarılabileceği

Distribütör tarafından işlenen kişisel veriler, bu Metin kapsamında gerçekleştirilen aydınlatma için, sadece Memnuniyet Araştırması yapılması amacıyla, ilgili hizmeti sunan üçüncü kişi araştırma şirketleriyle, araştırma şirketlerine ulaştırılabilmesi için internet altyapı sağlayıcıları ve çözüm ortaklarıyla paylaşılacak, Kanun’un 8. ve 9. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve yukarıda belirtilen amaçlarla sınırlı olarak aktarılabilecek, yurtiçinde veya yurtdışında işlenebilecektir. 

Kişisel Veri Sahibi Olarak Haklarınız 

İlgili kişiler olarak, haklarınıza ilişkin taleplerinizi belirtmek ve kişisel verileriniz üzerindeki haklarınızı kullanmak amacıyla; sözleşmesel ilişki içinde olduğunuz Distribütörünüz’e başvurarak gerekli değişiklik, güncelleme ve/veya silme gibi işlemleri ve ilgili talepleri gerçekleştirebilirsiniz. Telefon üzerinden gerçekleştirilen taleplerde, ardından diğer usullere uygun bir başvuru yapılması için yönlendirme yapılacaktır.

Belirtilen yöntemlerle taleplerinizi iletmeniz durumunda, talebinizin niteliğine göre talebi en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır. Ancak, işlemin ayrıca bir maliyeti gerektirmesi hâlinde, Şirket tarafından Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nca belirlenen tarifedeki ücret alınacaktır. Bu kapsamda kişisel veri sahipleri;

1. Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
2. Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
3. Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
4. Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
5. Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
6. Kanun’un 7. maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
7. (d) ve (e) bentleri uyarınca yapılan işlemlerin, kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
8. İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
9. Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

Kişisel veri sahibi olarak sahip olduğunuz ve yukarıda belirtilen haklarınızı kullanmak için yapacağınız ve kullanmayı talep ettiğiniz hakka ilişkin açıklamalarınızı içeren başvuruda; talep ettiğiniz hususun açık ve anlaşılır olması, talep ettiğiniz konunun şahsınız ile ilgili olması veya başkası adına hareket ediyor iseniz bu konuda özel olarak yetkili olmanız ve yetkinizi belgelendirilmesi, başvurunun kimlik ve adres bilgilerini içermesi ve başvuruya kimliğinizi tevsik edici belgelerin eklenmesi gerekmektedir.